راهکار‌های عملی برای آنلاین کردن سیستم نوبت‌دهی.
تقاضا برای رزرو وقت ملاقات به صورت آنلاین طی سال‌های اخیر افزایش یافته و همه‌گیری کووید-۱۹، رعایت پروتکل‌های بهداشتی و فاصله‌ی اجتماعی این رشد را تسریع کرده است.
رزرو آنلاین از گذشته در کسب‌و‌کار‌های مختلف مورد استفاده قرار گرفته‌است. اولین رزرو خودکار توسط هواپیمایی آمریکا در سال ۱۹۴۶ آغاز شد. از آن زمان این روند بسیار تغییر کرده است. هم‌اکنون، در هر‌نوع کسب‌و‌کاری شما گزینه های رزرو آنلاین را می‌توانید مشاهده نمایید.
وبسایت‌ها و اپلیکیشن‌های زیادی وجود دارد که به شما امکان می‌دهد نوبت‌دهی آنلاین مطب خود را مدیریت کنید. همچنین بسیاری از بیمارستان‌ها و کلینیک‌ها ترجیح می دهند پورتال‌های شخصی ایجاد کنند تا به مراجعه‌کنندگان و بیماران خود بدون دردسر اجازه دهند نوبت خود را رزرو و مناسب‌ترین زمان برای مراجعه را انتخاب کنند.
چرا باید از ابزار نوبت‌دهی آنلاین استفاده کنیم؟
۱. مراجعه‌کنندگان و بیماران ترجیح می‌دهند از این ابزار استفاده کنند:
با توجه همه‌گیری کووید-۱۹ و لزوم رعایت فاصله‌ی اجتماعی بیماران ترجیح می‌دهند که از نوبت‌دهی آنلاین استفاده کرده و مدت زمان کمتری را در مطب یا بیرون از مطب منتظر بمانند. باید به این نکته توجه داشت که طبق آمار در ایالات متحده آمریکا ۶۸٪ از مراجعه‌کنندگان ترجیح می‌دهند به کسانی مراجعه کنند که از ابزار آنلاین برای نوبت‌دهی استفاده می‌کنند.
-
انتظار کمتر، خستگی کمتر، رضایت بیشتر:
یکی از مهم‌ترین مشکلات بیماران در مطب‌ها و کلینیک‌های پزشکی، دامپزشکی، دندانپزشکی و غیره انتظار به مدت طولانی برای ملاقات با پزشک است. این انتظار، خستگی و بی‌حوصلگی بیمار را در پی دارد.
-
حس اعتماد و تجربه‌ی بهتر:
ارائه‌ی خدمات نوبت‌دهی به صورت آنلاین می‌تواند سبب شود که مراجعه‌کنندگان به حرفه‌ای بودن شما بیش از پیش اعتماد کرده و تجربه‌ی بهتری از استفاده از خدمات مطب و یا کلینیک شما داشته باشند.
-
تغییر یا لغو کردن نوبت بدون دردسر در هر ساعت از شبانه‌روز
۲. کاهش تعداد مکالمات و زمان پاسخگویی توسط کارکنان شما:
حجم زیاد تماس‌ها برای اطلاع از نوبت و تعیین زمان مناسب یکی از دغدغه‌های کارکنان مطب‌ها و کلینیک‌ها است. کاهش حجم تماس‌ها می‌تواند سبب بهبود عملکرد کارکنان شما در مدیریت مطب و ارائه‌ی خدمات بهتر به بیماران شود. باید به این نکته توجه داشته باشید که در آن واحد امکان جوابگویی به چندین بیمار وجود نداشته و این موضوع می‌تواند سبب کاهش بازدهی کار کارکنان و کاهش رضایت بیماران از چگونگی ارائه‌ی خدمات شود.
۳. امکان رزرو نوبت به صورت شبانه‌روزی:
با استفاده از این ابزار دیگر نیاز نیست تمام مدت کارکنان شما در مطب حضور داشته یا در زمانی که در مطب حضور ندارند، پاسخگوی بیماران و مراجعه‌کنندگان برای نوبت‌دهی باشند. بیماران و مراجعه‌کنندگان می‌توانند در هر زمان از شبانه‌روز نوبت خود را دریافت کنند.
۴. وقفه‌های زمانی بین مراجعه‌ی بیماران خود را راحت‌تر پر کنید:
گاهی پیش می‌آید مراجعه‌کننده‌ای نوبت خود را لغو کرده یا فردی زمانی را رزرو نکرده است. با استفاده از نوبت‌دهی آنلاین افراد می‌تواند از زمان‌هایی که توسط فرد دیگری انتخاب نشد‌ه است، به راحتی آگاهی پیدا کرده و آن را انتخاب کنند.
۵. فرصت بازاریابی و ترند بودن نوبت‌دهی آنلاین:
با توجه به گسترش حضور ارائه‌دهندگان خدمات سلامت در شبکه‌های اجتماعی و استفاده‌ی بیشتر از شبکه‌های اجتماعی و اینترنت در جامعه، داشتن خدمات نوبت‌دهی آنلاین مزیت محسوب می‌شود. در صورتی که از شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌کنید و یا سایت اختصاصی برای کلینیک و مطب خود دارید، می‌توانید آدرس سرویس نوبت دهی را در صفحات شبکه‌های مجازی خود منتشر کنید.
۶. یادآوری نوبت با استفاده از ایمیل و پیامک:
یکی از مشکلاتی که مطب‌ها در تعامل با بیماران دارند این است که کارکنان باید به بیماران روز پیش یا در همان روز، نوبت آن‌ها را یادآور شوند که این کار می‌تواند سبب افزایش حجم کاری کارکنان شود. در بعضی موارد نیز بیماران نوبت خود را فراموش کرده و زمان ملاقات آن‌ها با پزشک از دست می‌رود. بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات نوبت‌دهی آنلاین این امکان را فراهم‌کرده‌اند که با استفاده از ایمیل و پیامک بیماران زمان نوبت خود را فراموش نکنند.
طبق آمار نوبت‌های فراموش‌شده توسط بیمار، هر سال ۱۵۰ میلیارد دلار برای سیستم بهداشتی و درمانی ایالات متحده هزینه دارد.
۷. تحلیل تعداد مراجعه‌کننده‌ها در بازه‌های زمانی مختلف و کمک به رشد کسب‌و‌کار
آیا برای نوبت‌دهی آنلاین مطب یا کلینیک خود، سایت شخصی راه‌اندازی کنم؟
اگر سایت اختصاصی برای کلینیک یا مطب خود در اختیار دارید، می‌توانید با توسعه‌دهنده‌ی خود مشورت کرده و خدمات نوبت‌دهی را به سایت خود اضافه کنید.
سایت‌ها و شرکت‌های زیادی در زمینه‌ی طراحی و راه‌اندازی سایت اختصاصی برای ارائه‌دهندگان خدمات سلامت وجود دارد که با جست‌و‌جو در گوگل می‌توانید به آن‌ها دسترسی پیدا کرده و از تعرفه‌های آن‌ها اطلاع پیدا کنید.
